IPA II ve IPA III projeleri kapsamında uygun harcamalar; proje amaçlarına doğrudan katkı sağlayan ve sözleşmede onaylanmış faaliyetlerle bağlantılı giderlerdir. Bu kapsamda uygun harcamalar aşağıda belirtilmiştir:

• Proje faaliyetleriyle ilgili doğrudan maliyetler:

Danışmanlık, eğitim, teknik yardım gibi hizmet alımları; ekipman, yazılım ve donanım gibi proje için gerekli tedarikler; altyapı, tesis inşaatı ve rehabilitasyon gibi yapım işleri.

• Faaliyet bazlı giderler:

Eğitim, çalıştay, konferans gibi etkinlikler için salon, ekipman, tercüme ve basılı materyal giderleri; ayrıca görünürlük ve iletişim faaliyetlerine ilişkin afiş, broşür, sosyal medya içerikleri ve web sitesi gibi giderler.

• Proje yönetimiyle ilgili uygun maliyetler:

Projede görevlendirilen uzmanların hizmet sözleşmeleri kapsamındaki ücretleri, seyahat ve konaklama giderleri, günlük harcırahlar ile çalışma ziyaretleri için öngörülmüş giderler.

• Arızi bütçe kullanımı (Incidental):

Sözleşmede önceden belirlenmiş ve sözleşme makamı tarafından onaylanmış olmak koşuluyla, proje uygulaması sırasında ortaya çıkan, önceden ayrıntılı olarak tanımlanamayan ancak gerekçesi açıkça ortaya konulabilen ve projenin etkin şekilde yürütülmesi için gerekli ek harcamalardır.

Not: Proje amacına doğrudan katkı sağlamayan idari işletme giderleri ile kurumun kendi personeline ait maaşlar uygun harcama olarak değerlendirilmez.

Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA II) kapsamında Türkiye Cumhuriyeti ile Avrupa Birliği Komisyonu arasında imzalanan Çerçeve Anlaşması’nın 26’ncı Maddesi uyarınca, vergiler ve eş etkili harçlar uygun harcama olarak kabul edilmemektedir. Ancak bazı fatura veya fişlerde vergi tutarları yer alabilmektedir. Bu durumda, finansal rapor hazırlanırken söz konusu belgelerdeki vergi tutarları düşülerek yalnızca vergi hariç tutar üzerinden ödeme talebinde bulunulmalıdır.

Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA III) kapsamında Türkiye Cumhuriyeti ile Avrupa Birliği Komisyonu arasında imzalanan Çerçeve Anlaşması’nın 26’ncı Maddesi uyarınca, vergiler ve eş etkili harçlar uygun harcama olarak kabul edilmemektedir. Ancak bazı fatura veya fişlerde vergi tutarları yer alabilmektedir. Bu durumda, finansal rapor hazırlanırken söz konusu belgelerdeki vergi tutarları düşülerek yalnızca vergi hariç tutar üzerinden ödeme talebinde bulunulmalıdır.

Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA III) kapsamında Türkiye Cumhuriyeti ile Avrupa Birliği Komisyonu arasında imzalanan Çerçeve Anlaşması’nın 29’uncu Maddesi uyarınca, uygun olmayan harcamalar açıkça belirtilmiştir.

Ayrıca, aynı Anlaşma uyarınca yapılacak tüm ödemelerde “sağlam mali yönetim” ilkesi esas alınmalı; harcamalarda maliyet etkinliği, ekonomiklik ve verimlilik kriterleri gözetilmelidir. Bu kapsamda, ihale makamı veya proje yararlanıcısı tarafından proje amaçlarına uygun bulunmayan, sözleşme kapsamında gerekli onay veya destekleyici belgeleri içermeyen ya da ekonomik, etkin ve verimli olmadığı değerlendirilen harcamalar, ihale makamı tarafından uygun olmayan harcama olarak reddedilebilir.

Personel giderleri gerek proje geliştirme safhasında gerekse uygulama ve sonrasında; IPA mevzuatı kapsamında karşılanamaz.

Faturalar yüklenici tarafından, Proje Uygulama Daire Başkanlığı’na iletilir. Ödemeler, faaliyetlerin uygun olarak gerçekleştiğine dair ara dönem raporları yararlanıcılar tarafından incelenip ön onayı verildikten sonra, söz konusu başkanlık tarafından yapılır.

Avro (EUR) dışındaki para birimleriyle yapılan harcamalar için, ilgili tutarın Avro karşılığı harcamanın gerçekleştirildiği aya ait Avrupa Komisyonu kuruna göre hesaplanmalıdır. Bu kapsamda, EuropeAid tarafından yayımlanan resmi döviz kurları esas alınmalı ve güncel kurlara http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm adresinden erişilmelidir.

AB sözleşmesi kapsamında yapılan harcamalar:

• İthalat Vergisi
• Katma Değer Vergisi
• Özel Tüketim Vergisi
• Gelir ve Kurumlar Vergisi
• Veraset ve İntikal Vergisi
• Damga Vergisi
• Özel İletişim Vergisi
• Motorlu Taşıtlar Vergisinden

muaftır.

: IPA III Mali Çerçeve Ortaklık Anlaşması’nın 28 inci maddesinin 2/d bendinde yer aldığı üzere, “Birlik yüklenicileri, Birlik sözleşmesi kapsamında sunulan bir hizmet veya tedarik edilen mal veya yapılan iş bakımından KDV’den muaftır.

KDV istisna Sertifikası Başvurusu Yapılacak Makam

1. a) KDV İstisna Sertifikası almak üzere Birlik Yüklenicilerinden;
2. Türkiye’de yerleşik, herhangi bir vergi türünden mükellefiyeti olmayan (süreksiz vergi mükellefiyeti hariç) gerçek kişiler için ikametgâhının bulunduğu yer, (ikametgâh tespitinin mümkün olmadığı durumlarda sözleşmenin uygulandığı yer);
3. Herhangi bir vergi türünden mükellefiyeti olan (süreksiz vergi mükellefiyeti hariç) gerçek kişiler için mükellefiyeti;

• tüzel kişiler için ise iş merkezi (kayıtlı merkezi) Vergi Dairesi Başkanlığı kurulu olan illerde bulunanlardan, imzaladıkları Birlik Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 40 (kırk) milyon Türk Lirasından (40 milyon Türk Lirası dâhil) az olanlar o ildeki Vergi Dairesi Başkanlığına (Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Başkanlığı mükellefi olanlar bu Vergi Dairesi Başkanlığına); Birlik Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 40 (kırk) milyon Türk Lirasından fazla olanlar ise Gelir İdaresi Başkanlığına,

1. b) KDV İstisna Sertifikası almak üzere Birlik Yüklenicilerinden;
2. Türkiye’de yerleşik, herhangi bir vergi türünden mükellefiyeti olmayan (süreksiz vergi mükellefiyeti hariç) gerçek kişiler için ikametgâhının bulunduğu yer, (ikametgâh tespitinin mümkün olmadığı durumlarda sözleşmenin uygulandığı yer);
3. Herhangi bir vergi türünden mükellefiyeti olan (süreksiz vergi mükellefiyeti hariç) gerçek kişiler için mükellefiyeti;

• Tüzel kişiler için ise iş merkezi (kayıtlı merkezi) Vergi Dairesi Başkanlığı kurulu olmayan illerde bulunanların imzaladıkları Birlik Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 20 (yirmi) milyon Türk Lirası’ndan (20 milyon Türk Lirası dâhil) az olanlar o ildeki Defterdarlık Gelir Müdürlüğüne; Birlik Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 20 (yirmi) milyon Türk Lirası’ndan fazla olanlar ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na,

1. c) Türkiye’de ikametgâhı olmayan ve herhangi bir vergi türünden mükellefiyeti olmayan (süreksiz vergi mükellefiyeti hariç) gerçek kişi

Birlik Yüklenicileri (Yerleşik Eşleştirme Danışmanları dâhil) ile Türkiye’de işyeri olmayan tüzel kişi Birlik Yüklenicileri, imzaladıkları Birlik Sözleşmelerinde kendilerine ayrılan bütçe tutarına bakılmaksızın Gelir İdaresi Başkanlığına başvuracaklardır.

Birlik Sözleşmesinde yazılı kendisine ayrılan bütçe payı Avro (€) cinsinden belirlenmiş olan Birlik Yüklenicilerinin başvuru makamının tespitinde, başvuru tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru esas alınacaktır. Başvuru tarihinden kasıt, Birlik Yüklenicisinin KDV İstisna Sertifikası başvurusuna ilişkin dilekçesinin, başvuru yapılacak makamın evrak kaydına giriş tarihidir.

KDV İstisna Sertifikası, Avrupa Birliği tarafından finanse edilen projeler kapsamında doğrudan proje faaliyetleriyle ilgili ve sözleşmede onaylanmış harcamalarda kullanılabilir. Bu kapsamda:

• Mal ve hizmet alımları: Proje uygulaması için gerekli ekipman, malzeme, yazılım, donanım, eğitim, danışmanlık, teknik yardım vb. hizmet alımları,
• Yapım işleri: Proje kapsamında gerçekleştirilen inşaat, tesis, altyapı ve rehabilitasyon çalışmaları,
• Faaliyet giderleri: Eğitim, çalıştay, konferans, görünürlük faaliyetleri gibi proje uygulamasına doğrudan katkı sağlayan harcamalar,

KDV istisnası kapsamında değerlendirilebilir.

Ancak;

• Proje amacına doğrudan katkı sağlamayan,
• Kurumun rutin işletme giderleri veya kendi personel maaşları gibi genel idari giderler
  KDV istisnası kapsamında değerlendirilmez.

Bu uygulama, Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması’nın 26’ncı maddesi ve “Avrupa Birliği Mali Yardımları KDV İstisnası Uygulama Usul ve Esasları” çerçevesinde yürütülür.

Yasal konularla ilgili olarak, sözleşmenin genel şartlar 7.4. maddesine göre yüklenici firmalar faydalanıcı ülkenin kanun ve kurallarına uymakla yükümlüdür.

Vergi yükümlülükleri ile ilgili olarak, IPA fonlarının temelini oluşturan Çerçeve Anlaşmanın 26’ncı maddesine göre;

• Yüklenici firmanın ülkesi ile ülkemiz arasında bir Çifte Vergilendirmeyi Önleme Anlaşması varsa, ve
• Sözleşmenin uygulama süresi 1 yıl içerisinde 183 günden fazla ise yüklenici firmanın vergilendirme hakkı Türkiye’nindir. Bu verginin stopaj yerine gelir vergisi olarak ödenebilmesi için yüklenici firmanın,
  • Türkiye’de kayıtlı, tam mükellef olması, ya da
  • Türkiye’de bir daimî temsilci ataması gerekir.

Bu durumla ilgili olarak Bakanlığımızın resmi yazı ile bilgilendirilmesi gerekir.

Avans ödemesi için gerekli belgeler:

• Bakanlığımız Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Ödeme talebi ve fatura
• Avans tutarı kadar teminat mektubu
• Sigorta poliçesi

Avans ödemesine kadar SGK numarası, vergi kaydı gibi tüm yasal bildirimlerin Bakanlığımıza yapılması gerekir.

Ara ve final ödemeleri için gerekli belgeler:

• Bakanlığımız Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Ödeme talebi ve Fatura
• Gün Bazlı (Fee-based) projelerde, her bir sayfası denetim firması tarafından mühürlenmiş/kaşelenmiş ve imzalanmış Bağımsız Denetim raporu. Götürü Bedel (Global Price) projelerde bu şart aranmamaktadır.
• Gün Bazlı (Fee-based) ve Hibrit (Fee-based ve Global Price) sözleşmelerde bağımsız denetim firması faturası
• Adam günler ve arızi bütçe için hazırlanmış finansal rapor
• Ödemeye ilişkin döneme ait ara raporun onaylandığına dair Uygulama Biriminin onayını belgeleyen yazı örneği
• Onaylı zaman çizelgelerinin birer kopyası
• Uzman onayları
• Varsa hafta sonu, resmî tatil, evde çalışma günlerinin onayları
• Varsa Faydalanıcı ve Bakanlığımızca onaylanmış arızi bütçe harcama onayları
• Arızi bütçe harcamalarına ilişkin fiş, fatura kopyaları ve destekleyici dokümanlar ile uzmanların şehir dışı görevleri için talep edilen harcırah ödemelerine ilişkin şehir dışı konaklamalarını ispatlayan uçuş belgesi, otobüs bileti kopyaları, konaklama belgesi vb.
• Varsa ilgili SGK’dan alınan “borcu yoktur yazısı”
• Varsa vergi borcu yoktur yazısı
• Götürü Bedel (Global Price) esaslı sözleşmelerde harcamalara ilişkin destekleyici dokümanlar (rapor onay belgeleri, fotoğraf, video, toplantı tutanakları vb.)

Avans ödemesi:

• Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Ödeme talebi ve fatura
• Avans tutarı kadar teminat mektubu

Final ödemesi:

• Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Fatura
• Geçici Kabul Sertifikası
• SGK İlişiksizlik Belgesi (piyasada hazır halde alınıp satılmayan mallar için)
• Menşei (Şahadetnamesi) Belgesi ve/veya Türk Malı Belgesi
• Varsa Test Sertifikası

İlk avans ödemesi;

• Ödeme Beyanı (Declaration of Honor)
• Proje Uygulama Daire Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Finansal Bilgi Formu (Financial Identification Form)
• Başkanlığımız tarafından hazırlanarak yayınlanan Uygulama Rehberi kapsamında istenen belgeler

İleriki Avans Ödemeleri (Further Prefinancing Payments)

• Ödeme Beyanı (Declaration of Honor)
• Proje Uygulama Daire Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Varsa Bağımsız Denetim firmasına ait Harcama Doğrulama Raporu ve bu rapora ait faturası
• SGK Borcu Yoktur yazısı
• Vergi Borcu Yoktur yazısı
• Ödeme Talebi varsa Başkanlığımız tarafından hazırlanarak yayınlanan Uygulama Rehberine göre hazırlanacak ödeme dosyası ve ilgili tabloların (Excel formatında) doldurulması ve diğer gerekli belgeler

Nihai Ödeme (Final Payment)

• Ödeme Beyanı (Declaration of Honor)
• Proje Uygulama Daire Başkanlığı dikkatine üstyazı
• Varsa Bağımsız Denetim firmasına ait Harcama Doğrulama Raporu ve bu rapora ait faturası
• Ödeme Talebi varsa Başkanlığımız tarafından hazırlanarak yayınlanan Hibe Uygulama Rehberine göre hazırlanacak ödeme dosyası ve ilgili tabloların (Excel formatında) doldurulması ve diğer gerekli belgeler
• SGK Borcu Yoktur yazısı
• Vergi Borcu Yoktur yazısı

Avans ödemesi

• Müşavir firma tarafından hazırlanmış ve ödemeyi onayladığını belirten, Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Müteahhidin, müşavir firmaya ödeme talebini gönderdiği yazının fotokopisi
• Ara ödeme sertifikası (No:0)
• Ödeme talebi ve fatura
• Avans tutarı kadar teminat mektubu
• Sosyal Sigortalar Kurumu (SGK) işyeri başvuru belgesi
• Sigorta poliçesi
• Sigorta poliçe bedelinin ödendiğini gösteren dekont

Ara ödemeler:

• Müşavir firma tarafından hazırlanmış ve ödemeyi onayladığını belirten, Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Müteahhidin, müşavir firmaya ödeme talebini gönderdiği yazının fotokopisi
• Ara ödeme sertifikası (No: 1,2,3, …)
• Fatura
• Aylık rapor
• Avans ödemesinde verilmemişse sigorta poliçesi (ilk ödeme talebine kadar verilmiş olmalıdır)
• Sigorta poliçesi primlerinin ödendiğini gösteren belge
• SGK Borcu Yoktur yazısı
• Menşei (Şahadetnamesi) Belgesi

Final ara ödeme:

• Müşavir firma tarafından hazırlanmış ve ödemeyi onayladığını belirten, Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Müteahhidin, müşavir firmaya ödeme talebini gönderdiği yazının fotokopisi
• Final ödeme sertifikası
• Fatura
• Aylık rapor
• SGK Borcu Yoktur yazısı
• Tamamlama Bildirisi (FIDIC 14.10- Statement at Completion)

İhtiyat kesintisi ödemesi: (Retention money payment):

• Müşavir firma tarafından hazırlanmış ve ödemeyi onayladığını belirten, Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Müteahhidin, müşavir firmaya ödeme talebini gönderdiği yazının fotokopisi
• Ödeme talebi
• İhale makamınca imzalanmış geçici kabul belgesi
• Final ödeme sırasında verilmemişse Tamamlama Bildirisi (FIDIC 14.10- Statement At Completion)

Final ödemesi:

• Müşavir firma tarafından hazırlanmış ve ödemeyi onayladığını belirten, Proje Uygulama Dairesi Başkanlığı dikkatine üst yazı
• Müteahhidin, müşavir firmaya ödeme talebini gönderdiği yazının fotokopisi
• Final raporu
• Fatura
• SGK İlişiksizlik Belgesi
• Kesin Kabul Sertifikası
• İlişiksizlik Bildirimi (FIDIC 14.12 –Discharge)
• Varsa Test Sertifikası

Sosyal Sigortalar Kurumu Yükümlülükleri

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile ilgili işlemlerde yasal dayanak 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile 2008/88 sayılı Genelgedir. Buna göre:

• Yüklenici firmanın sözleşme kapsamında çalıştıracağı yardımcı personel veya uzmanlar SGK’ya tabi olacaksa, yüklenici firmanın sözleşmenin uygulanacağı ilin Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü’ne başvurarak ihale konusu işe özel bir işyeri tescili yaptırması gerekmektedir. Tescil işlemi sonrasında alınan SGK işyeri numarası, bakanlığa resmi olarak bildirilmelidir.
• Yüklenici firmanın sözleşme kapsamında çalıştıracağı yardımcı personel veya uzmanlar SGK’ya tabi değilse, yüklenici firmanın yine ilgili Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü’ne başvurarak, ihale konusu iş kapsamında SGK’ya tabi personel çalıştırılmadığını beyan etmesi ve bu durumu teyit eden SGK yazısını Bakanlığa sunması gerekmektedir.
• Sözleşme kapsamında görev yapacak uzmanlar veya yardımcı personel, yüklenici firmanın mevcut kayıtlı işyerinin personeli ise, bu durumun SGK’ya bildirilmesi ve mevcut işyeri numarasının Bakanlığa iletilmesi zorunludur.

Gün Bazlı hizmet sözleşmelerinde avans, Genel Şartlar 29.1 maddesine göre, Götürü Bedel bazlı sözleşmelerde ise Genel Şartlar 30.6 maddesi dikkate alınarak Genel Şartlar 29.1 maddesine göre, inşaat sözleşmelerinde ise avans, FIDIC Madde14.2’ye göre geri alınmaktadır.

İhale Makamı ödeme taleplerine ilişkin eksiklik tespit etmesi halinde yüklenicilerden eksiklerin giderilmesini veya yeni destekleyici dokümanları talep edebilir. İlgili dokümanlar Makamımıza gönderilene kadar ödeme süreci ertelenir.